Η τεχνολογική στρατηγική στην πράξη, με πολλές ομάδες

Ας φανταστούμε μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται διεθνώς και έχει τρεις προτεραιότητες ήδη σε εξέλιξη. Ένα πρόγραμμα ανάπτυξης λογισμικού αντικαθιστά μια παλιά πλατφόρμα που χρησιμοποιούν καθημερινά πελάτες και οι άνθρωποι που υποστηρίζουν τη λειτουργία της επιχείρησης. Μια περιφερειακή μονάδα ετοιμάζεται να μπει σε νέα αγορά, με συγκεκριμένη δέσμευση για την έναρξη και τοπικές απαιτήσεις. Παράλληλα, μια ομάδα διαχείρισης υποθέσεων θέλει να χρησιμοποιήσει τεχνητή νοημοσύνη, ώστε το προσωπικό να βλέπει μια σύνοψη του ιστορικού κάθε πελάτη και μια προτεινόμενη επόμενη ενέργεια.

Και οι τρεις πρωτοβουλίες έχουν λόγο να προχωρήσουν. Εξαρτώνται όμως από συστήματα που χρησιμοποιούνται από περισσότερες ομάδες, δεδομένα της καθημερινής λειτουργίας και ορισμένους από τους ίδιους έμπειρους μηχανικούς. Μια απόφαση για τη νέα πλατφόρμα μπορεί να επηρεάσει την έναρξη στη νέα αγορά, ενώ η πρωτοβουλία τεχνητής νοημοσύνης μπορεί να χρειάζεται πληροφορίες που παραμένουν μοιρασμένες ανάμεσα σε παλιά και νέα συστήματα.

Για μένα, η υλοποίηση της τεχνολογικής στρατηγικής σημαίνει να μετατρέπουμε αυτές τις επιχειρηματικές προτεραιότητες σε συγκεκριμένη σειρά εργασιών, με κοινές δυνατότητες, σαφείς υπευθύνους και στοιχεία που στηρίζουν την επόμενη επένδυση. Χρειάζεται να αποφασίσουμε τι προηγείται, τι μπορεί να προχωρήσει παράλληλα και ποιες επιβαρύνσεις είμαστε έτοιμοι να αναλάβουμε όσο διαρκεί η μετάβαση. Οι υπηρεσίες στις οποίες βασίζονται σήμερα οι άνθρωποι πρέπει να συνεχίσουν να λειτουργούν σε όλη τη διάρκειά της.

Βάζουμε προτεραιότητες με βάση το επιχειρηματικό αποτέλεσμα

Στο παράδειγμά μας, κάθε πρωτοβουλία περιγράφει διαφορετικά την πρόοδο. Το πρόγραμμα εκσυγχρονισμού παρακολουθεί τη μετάβαση και την απόσυρση παλαιότερων συστημάτων. Η ομάδα της νέας αγοράς παρακολουθεί την επιχειρησιακή ετοιμότητα. Η ομάδα διαχείρισης υποθέσεων θέλει να μειώσει τον χρόνο που αφιερώνει το προσωπικό στη συγκέντρωση πληροφοριών πριν μπορέσει να προχωρήσει σε μια ενέργεια.

Για να συγκρίνουμε αυτές τις προτεραιότητες, χρειαζόμαστε κοινή εικόνα του επιδιωκόμενου αποτελέσματος, των συνεπειών μιας καθυστέρησης και των εξαρτήσεων πίσω από κάθε δέσμευση. Μια έναρξη που συνδέεται με εξωτερική συμφωνία μπορεί να χρειάζεται διαφορετική προτεραιότητα από έναν εσωτερικό στόχο που μπορεί να μετακινηθεί. Αντίστοιχα, ένας επείγων κίνδυνος στην πλατφόρμα μπορεί να απαιτεί δουλειά πριν επεκταθεί με ασφάλεια οποιαδήποτε από τις άλλες πρωτοβουλίες.

Έχω δουλέψει με καταλόγους εφαρμογών που κατέγραφαν τους υπευθύνους και την κατάσταση εγκατάστασής τους, και έχω σχεδιάσει μια οθόνη διαχείρισης που συγκέντρωνε υπευθυνότητες, εκδόσεις πλαισίων ανάπτυξης και τη συμπεριφορά των διασυνδέσεων. Αυτές οι πληροφορίες δίνουν στη συζήτηση για τον προγραμματισμό μια συγκεκριμένη αφετηρία: ποιες εφαρμογές επηρεάζονται, ποιοι άνθρωποι εμπλέκονται και μέχρι ποια συστήματα φτάνει μια αλλαγή.

Στο υποθετικό σύνολο έργων που εξετάζουμε, θα πρόσθετα τις επιχειρηματικές δεσμεύσεις και τους ανθρώπους που χρειάζονται για να τις τηρήσουμε. Αν οι ίδιοι αρχιτέκτονες λογισμικού χρειάζονται στον σχεδιασμό της μετάβασης, στις διασυνδέσεις της νέας αγοράς και στην πρόσβαση της τεχνητής νοημοσύνης στα δεδομένα, αυτός ο περιορισμός πρέπει να φαίνεται στο σχέδιο. Έτσι μπορούμε να επιλέξουμε μικρότερο εύρος για την πρώτη έκδοση, να μετακινήσουμε μια δέσμευση ή να ενισχύσουμε τη στελέχωση, εξηγώντας τι μας δίνει κάθε επιλογή.

Οργανώνουμε τον εκσυγχρονισμό της πλατφόρμας γύρω από κοινές δυνατότητες

Το επόμενο ερώτημα είναι πόσα χρειάζεται να μοιράζονται οι πρωτοβουλίες. Σε αυτό το σενάριο, η κοινή διαχείριση ταυτότητας χρηστών, η ελεγχόμενη πρόσβαση στα λειτουργικά δεδομένα και οι σταθερές διεπαφές ανάμεσα στα συστήματα θα υποστήριζαν και τις τρεις προτεραιότητες. Οι τοπικές ροές εργασίας και οι επιχειρησιακοί κανόνες θα μπορούσαν να διαφέρουν, ενώ η πρόσβαση στις πληροφορίες θα εξακολουθούσε να ακολουθεί τις απαιτήσεις κάθε αγοράς.

Έχω συμβάλει στην ενοποίηση παλαιότερων γενεών εφαρμογών σε μια κοινή πλατφόρμα. Σε εκείνη τη μετάβαση, εφαρμογές που ήταν δεμένες με ένα παλιό πλαίσιο ανάπτυξης μεταφέρθηκαν σε αποκλειστική υποδομή υπολογιστικού νέφους. Το έργο ενοποίησε τις παλαιότερες γενιές και περιλάμβανε διαδοχικές αναβαθμίσεις του πλαισίου. Αυτή η εμπειρία μού δίνει έναν συγκεκριμένο λόγο να σχεδιάζω μαζί την ενοποίηση, τις αλλαγές υποδομής και τις αναβαθμίσεις, υπολογίζοντας και τις εφαρμογές που χρειάζονται ακόμα υποστήριξη.

Για το παράδειγμά μας, θα εξέταζα ένα πρώτο στάδιο που ορίζει τα κοινά όρια πρόσβασης και διασύνδεσης, ενώ η υπάρχουσα πλατφόρμα συνεχίζει να λειτουργεί. Η νέα αγορά θα μπορούσε στη συνέχεια να ξεκινήσει με μια υπηρεσία περιορισμένου εύρους μέσα από αυτές τις διεπαφές, εφόσον καλύπτονται οι λειτουργικές και τοπικές απαιτήσεις της. Το πρόγραμμα αντικατάστασης θα μπορούσε να μεταφέρει σταδιακά τις ροές εργασίας, με ελέγχους στη συμπεριφορά, στη συνέπεια των δεδομένων και στη δυνατότητα αποκατάστασης πριν από κάθε επέκταση.

Αυτή η επιλογή έχει κόστος. Η παράλληλη λειτουργία παλιών και νέων συστημάτων προσθέτει δουλειά υποστήριξης, και οι προσωρινές διασυνδέσεις μπορεί να μείνουν για χρόνια αν δεν προγραμματιστεί η αφαίρεσή τους. Κάθε προσωρινό στοιχείο της μετάβασης χρειάζεται υπεύθυνο και σαφείς προϋποθέσεις απόσυρσης. Αυτή η δουλειά πρέπει να περιλαμβάνεται στην απόφαση της επένδυσης από την αρχή.

Εδώ υπάρχει ένα χρήσιμο ερώτημα για τη συζήτηση της αρχιτεκτονικής: ποιο κομμάτι της κοινής βάσης επιτρέπει το επόμενο επιχειρηματικό αποτέλεσμα; Η απάντηση δίνει σειρά στις εργασίες της πλατφόρμας και αφήνει χώρο να μάθουμε πριν δεσμεύσουμε όλες τις πρωτοβουλίες στον ίδιο σχεδιασμό.

Συνδέουμε τις ευθύνες με τη στελέχωση

Αφού επιλέξουμε τη σειρά, πρέπει να την ακολουθήσει και η κατανομή των ευθυνών. Η περιφερειακή πρωτοβουλία αναλαμβάνει την ετοιμότητα για την έναρξή της. Οι υπεύθυνοι της πλατφόρμας φροντίζουν τις κοινές υπηρεσίες και τις δεσμεύσεις τους προς όσους τις χρησιμοποιούν. Το πρόγραμμα εκσυγχρονισμού αναλαμβάνει τη μετάβαση, μαζί με τη δουλειά που χρειάζεται για να αποσυρθεί ό,τι αντικαθιστά.

Χρειάζεται επίσης συγκεκριμένος υπεύθυνος αποφάσεων που να μπορεί να επιλύσει μια σύγκρουση ανάμεσα σε αυτές τις δεσμεύσεις. Όταν η ίδια διασύνδεση χρειάζεται τόσο για την είσοδο σε νέα αγορά όσο και για μια μετάβαση, οι αρμόδιοι από την επιχειρησιακή και την τεχνική πλευρά πρέπει να μπορούν να συγκρίνουν τις συνέπειες και να συμφωνούν στην προτεραιότητα. Η καταγραφή της απόφασης κρατά το σκεπτικό και τις συνθήκες που θα δικαιολογούσαν την επανεξέτασή της.

Έχω γράψει τεκμηρίωση λειτουργικού μοντέλου και πρότυπα ανάπτυξης λογισμικού, με απαιτήσεις ελέγχου από συναδέλφους και βήματα διάθεσης νέων εκδόσεων για λογισμικό που χρησιμοποιούν ασθενείς. Η διαδικασία κάλυπτε την ανάπτυξη, τους ελέγχους ποιότητας και την τελική έγκριση από την επιχειρησιακή πλευρά. Αυτή η εμπειρία μού δίνει έναν πρακτικό τρόπο να σκέφτομαι πώς μια απόφαση που αφορά πολλά έργα φτάνει στους ανθρώπους που την υλοποιούν.

Για την έναρξη στη νέα αγορά του παραδείγματος, η συμφωνία θα έπρεπε να περάσει στον κατάλογο εργασιών, στο σχέδιο στελέχωσης και στα κριτήρια διάθεσης της υπηρεσίας. Οι έμπειροι αρχιτέκτονες και μηχανικοί λογισμικού χρειάζονται χώρο να παίρνουν αποφάσεις μέσα σε αυτά τα όρια, μαζί με σαφή διαδικασία για να φέρνουν προς συζήτηση μια αλλαγή που επηρεάζει άλλες πρωτοβουλίες. Η κοινή εξέταση του σκεπτικού βοηθά επίσης τους ανθρώπους να αναλάβουν την επόμενη απόφαση με περισσότερη σιγουριά, ενώ η τεκμηρίωση κρατά το σκεπτικό διαθέσιμο σε διαφορετικές τοποθεσίες και ζώνες ώρας.

Εντάσσουμε την τεχνητή νοημοσύνη με έλεγχο των αποτελεσμάτων

Μπορούμε πλέον να εξετάσουμε την πρωτοβουλία της ομάδας διαχείρισης υποθέσεων μέσα στην ίδια σειρά. Μια περιορισμένη πιλοτική εφαρμογή θα μπορούσε να συνοψίζει τα ιστορικά των υποθέσεων για το προσωπικό, χρησιμοποιώντας πληροφορίες στις οποίες οι εργαζόμενοι έχουν ήδη δικαίωμα πρόσβασης. Οι ίδιοι θα έλεγχαν τη σύνοψη με βάση τις πηγές της και θα παρέμεναν υπεύθυνοι για την ενέργεια που ακολουθεί. Είναι μια συγκεκριμένη δυνατότητα που μπορούμε να αξιολογήσουμε μέσα στην υπάρχουσα ροή εργασίας.

Πριν την επεκτείνουμε, θα ήθελα στοιχεία για την ακρίβεια των συνόψεων, τις πληροφορίες που λείπουν και την προσπάθεια που χρειάζεται για να διορθωθεί το αποτέλεσμα. Η πιλοτική εφαρμογή χρειάζεται επίσης τρόπο να συνεχίζεται η εργασία όταν η υπηρεσία τεχνητής νοημοσύνης δεν είναι διαθέσιμη. Αν δεν μπορούμε να βασιστούμε στους ελέγχους πρόσβασης ή στις αρχικές πληροφορίες, αυτές οι εξαρτήσεις χρειάζονται προσοχή πριν χρησιμοποιηθεί η εφαρμογή σε πραγματικές υποθέσεις.

Υπάρχει και μια σχετική ευθύνη στην ανάπτυξη του λογισμικού. Έχω δουλέψει σε επαναχρησιμοποιήσιμες οδηγίες για εργαλεία προγραμματισμού με τεχνητή νοημοσύνη, που συγκέντρωναν πρότυπα ανάπτυξης, κανόνες σχεδίασης και γνώση του επιχειρησιακού αντικειμένου, μαζί με μια κοινή βάση γνώσεων. Σε ένα πρόγραμμα εκσυγχρονισμού, η ίδια προσέγγιση θα μπορούσε να βοηθήσει τους μηχανικούς να ενσωματώσουν τα συμφωνημένα όρια της πλατφόρμας στη χρήση αυτών των εργαλείων, με υπεύθυνο για την ενημέρωση των οδηγιών και επαλήθευση των αλλαγών που προκύπτουν.

Έγραψα για την ατομική ροή εργασίας στο άρθρο για την ανάπτυξη με οδηγό τις δοκιμές και πράκτορες τεχνητής νοημοσύνης και για την κρίση που χρειάζεται στο άρθρο για την ευχέρεια στη χρήση τεχνητής νοημοσύνης και τις τέσσερις διαστάσεις της. Ανάμεσα σε διαφορετικές πρωτοβουλίες, αυτή η επαλήθευση πρέπει επίσης να καλύπτει τις επιπτώσεις στις άλλες υπηρεσίες που μοιράζονται την πλατφόρμα.

Μετράμε τα αποτελέσματα πριν από την επόμενη επένδυση

Η ολοκλήρωση μιας μετάβασης μας λέει ότι μεταφέρθηκαν τα συστήματα. Για το σύνολο των έργων μας, χρειάζεται επίσης να καταλάβουμε αν η μετάβαση έκανε ευκολότερη τη λειτουργία και την ανάπτυξη της επιχείρησης. Η έναρξη στη νέα αγορά, η αντικατάσταση της πλατφόρμας και η πιλοτική εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης χρειάζονται στοιχεία κατάλληλα για το αποτέλεσμα που χρηματοδοτήθηκαν να πετύχουν.

Για τον εκσυγχρονισμό, θα εξέταζα την αξιοπιστία της υπηρεσίας, την προσπάθεια που απαιτούν οι αλλαγές και το αν πράγματι αποσύρονται τα παλαιότερα στοιχεία. Για τη νέα αγορά, θα εξέταζα τη δουλειά που χρειάζεται για να ξεκινήσει και να υποστηριχθεί τοπικά η υπηρεσία. Για τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης, θα συνέκρινα τον χρόνο διεκπεραίωσης και την προσπάθεια διόρθωσης μαζί με την ποιότητα, ώστε να δούμε αν η ροή εργασίας βελτιώνεται συνολικά.

Αυτές οι μετρήσεις χρειάζονται τιμές αφετηρίας και συμφωνημένες ημερομηνίες επανεξέτασης. Χρειάζεται επίσης να περιλαμβάνουν το κόστος της μετάβασης: η συντήρηση δύο συστημάτων ή η προσθήκη ανθρώπινου ελέγχου μπορεί να απορροφήσει μέρος του οφέλους που περιμέναμε. Αν η είσοδος στην επόμενη αγορά εξακολουθεί να απαιτεί εκτεταμένη ανάπτυξη ειδικά για αυτήν, έχουμε λόγο να ξαναδούμε τις κοινές δυνατότητες πριν χρηματοδοτήσουμε άλλη επέκταση.

Ένα σύντομο σημείωμα απόφασης μπορεί να κρατήσει το σκεπτικό ορατό:

Επιστρέφοντας στην αρχική κατάσταση, μια χρήσιμη επόμενη απόφαση θα μπορούσε να χρηματοδοτήσει τις κοινές διασυνδέσεις, να διατηρήσει τις υπάρχουσες υπηρεσίες σε λειτουργία και να περιορίσει την έναρξη στη νέα αγορά στο εύρος που μπορεί να στηρίξει αυτή η βάση. Η πιλοτική εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης θα μπορούσε να ακολουθήσει μόλις καλυφθούν οι έλεγχοι πληροφοριών και πρόσβασης, ενώ η απόσυρση των παλιών συστημάτων θα προχωρούσε καθώς οι νέες ροές εργασίας αποδεικνύονται στην πράξη. Κάθε δέσμευση θα είχε λόγο, υπεύθυνο και ένα σημείο στο οποίο τα στοιχεία θα μπορούσαν να αλλάξουν το σχέδιο. Έτσι η επόμενη συζήτηση για επένδυση θα είχε κάτι συγκεκριμένο πάνω στο οποίο να χτίσει.